Sahel – Appel à projets – LuxAid Challenge Fund 

Quelles sociétés sont éligibles à LuxAid Challenge Fund ?

Toutes les sociétés commerciales reconnues en tant que telles par la loi du pays de candidature sont éligibles. Il pourra s’agir par exemple d’une SUARL (société unipersonnelle à responsabilité limitée), SARL, SASU, etc. Les entreprises individuelles qui ne sont pas enregistrés comme société unipersonnelle, les GIE, les associations et les ONG ne sont donc pas éligibles.

Est-il possible de créer un consortium d’entreprises pour soumettre une candidature ?

Le candidat pour LuxAid Challenge Fund doit être une société commerciale qui remplisse tous les critères. Cela étant dit, les propositions faites par un consortium ou impliquant un consortium sont autorisées.

Une entreprise enregistrée avant le 1 er janvier 2019 mais dont les activités liées à la sécurité alimentaire ou l’apprentissage à distance ont réellement démarré entre le 1 er janvier 2019 et le 1 er janvier 2023 est-elle éligible ?

Si l‘entreprise a été légalement enregistrée avant le 1 er janvier 2019, elle ne sera pas éligible.

Une entreprise créée après le 01 janvier 2023, ou en cours de constitution est-elle éligible ?

Non, LuxAid Challenge Fund vise les entreprises enregistrées entre le 1 er janvier 2019 et le 1 er janvier 2023.

Une entreprise qui propose un modèle en BtoB est-elle éligible (activité visant comme client d’autres entreprises ou des structures gouvernementales par exemple) ?

Oui, si l’entreprise répond également aux autres critères d’éligibilité.

Une entreprise de prestation de services et de commerce général est-elle éligible ?

Oui, toutes les sociétés commerciales qui répondent également aux autres critères d’éligibilité sont éligibles.

Des projets en R&D sont-ils éligibles ?

La solution proposée par l’entreprise doit avoir été testée sur le marché, générant des revenus commerciaux pour l’entreprise au moins au cours des 3 derniers mois. Si le projet répond à cela et aux autres critères, il sera éligible.

Une entreprise établie hors Afrique mais qui propose également des activités dans l’un des 3 pays est-elle éligible ?

Si elle n’a pas été enregistrée officiellement au Burkina Faso, Mali ou Sénégal entre le 1er janvier 2019 et le 1er janvier 2023, elle ne sera pas éligible.

Une entreprise qui a déjà de l’expérience dans l’un des trois pays mais qui débute son activité dans l’un des deux autres pays est-elle éligible ?

Si l’entreprise peut prouver qu’elle a été légalement enregistrée dans l’un des 3 pays entre le 1 er janvier 2019 et le 1 er janvier 2023, elle sera éligible.

Un projet mis en œuvre hors de ses 3 pays est-il éligible ?

Le projet doit être mis en œuvre et avoir un impact mesurable dans au moins l’un des 3 pays (Burkina Faso, Mali, Sénégal). Sur la plateforme de soumission, le candidat devra choisir un des trois pays pour sa candidature, idéalement là où le siège principal de l’entreprise est basé / où l’activité est la plus développée.

Une entreprise avec des employés sous contrat de prestation est-elle éligible ?

La règle est que l’entreprise doit employer au moins 2 salariés avec un contrat de travail. Si un membre de l’équipe est engagé avec un contrat de prestation, mais qu’il est employé à 100 % de son activité par l’entreprise et cela peut être démontré à travers le contrat ou autre, alors il est comptabilisé comme salarié de l’entreprise. Toutefois, si l’entreprise obtient un cofinancement de LuxAid Challenge Fund, elle devra s’engagera à soutenir l’emploi stable et s’efforcera donc de proposer un contrat de travail au sein même de la structure dans les meilleurs délais, en suivant les principes de Responsible Business Conduct (RBC).

Les contrats de travail doivent-ils être obligatoirement établis par écrit ? Des contrats de travail passés oralement sont-ils acceptés ?

Pour compter comme salarié de l’entreprise, il est nécessaire de prouver l’existence légale d’un contrat de travail conforme à la législation nationale, donc un contrat écrit est obligatoire.

Pourquoi cette cible pour LuxAid Challenge Fund?

Cet appel à projets cible le “missing middle” ou le “fossé des pionniers”. Il s’agit d’entreprises innovantes en phase de démarrage ayant un MVP (minimum viable product) validé et des premiers revenus commerciaux, dont les besoins de financement sont trop importants pour les institutions de microfinance, mais trop petits et risqués pour d’autres types d’investisseurs privés. Sur certains marchés, l’écosystème d’investissement (marché du capital-risque) n’est tout simplement pas assez mature, laissant un vide dans le paysage entrepreneurial et entravant le développement et la croissance des entreprises à fort potentiel d’impact, créant ainsi un cercle vicieux. L’intervention du LuxAid Challenge Fund sur ce segment spécifique répond au rôle central de la coopération au développement en permettant d’apporter une forte additionnalité : sans ce soutien, le projet n’aurait pas pu obtenir ces résultats, ou pas à cette échelle, ou pas aussi rapidement. Les entreprises ne seront probablement pas rentables avant 2 à 3 ans, mais elles doivent disposer d’un plan commercial et financier clair pour parvenir à une certaine viabilité. En outre, elles doivent disposer d’une théorie claire du changement et d’un cadre de suivi pour leur solution, ou être disposées à le faire, et s’efforcer à améliorer leur conduite responsable des affaires.

Y a-t-il des critères d’exclusion ?

Oui, le candidat doit pouvoir garantir que :

• l’entreprise n’est ni responsable, ni impliquée dans la dégradation de l’environnement,  des violations des droits humains, le travail forcé ou le travail des enfants
• l’entreprise ne fait pas l’objet de poursuites pénales en cours liées à la fraude, à la corruption, au blanchiment d’argent, au terrorisme, à la traite des êtres humains, et elle ne pratique pas la discrimination basée sur la race, la couleur, l’âge, le sexe, l’identité et l’expression de genre, l’origine ethnique ou nationale, le handicap, la grossesse, la religion, l’affiliation politique, l’adhésion syndicale, le statut d’ancien combattant, les informations génétiques protégées ou l’état matrimonial dans les pratiques d’embauche et d’emploi, telles que les salaires, les promotions, les récompenses et l’accès à la formation ;
• l’entreprise n’est pas soumise à des sanctions de l’Union Européenne (UE) et que ses représentants (propriétaires ou dirigeants) ne figurent pas sur la liste des sanctions de l’UE ;
• l’entreprise n’opère pas (directement ou indirectement, via des entreprises liées) dans les secteurs suivants : armement, exploitation minière, alcool, jeux d’argent, tabac, pornographie, industries extractives et énergie non renouvelable.

Comment définissez-vous le critère futureproof ?

Dans le cadre du LuxAid Challenge Fund, le critère futureproof se réfère à l’adaptation aux risques et tendances futures, tels que le changement climatique et la dégradation des terres, les évolutions des modes de consommation et l’industrie 4.0. En examinant l’ensemble de l’impact potentiel du projet (positif et négatif, à court et à long terme), le projet est-il économiquement, socialement et écologiquement durable et tourné vers l’avenir en ce qui concerne les risques, menaces et tendances mondiaux majeurs ? Par exemple, selon les objectifs de chaque action, le projet inclut-il dans son analyse les risques et les impacts ainsi que les opportunités que les méga tendances telles que le changement climatique et la quatrième révolution industrielle (en autres) pourraient avoir sur son analyse de rentabilisation ?

Comment définissez-vous l’innovation ? Est-ce que le produit ou service doit être innovant ?

Dans le cadre du LuxAid Challenge Fund, une innovation est une nouvelle solution avec la capacité transformatrice d’accélérer l’impact. L’innovation consiste à créer, trouver, adapter et appliquer de nouvelles idées, approches, produits, services ou méthodes pour résoudre les problèmes existants ou répondre aux besoins non satisfaits. Elle ne se limite pas à la création de quelque chose de complètement nouveau, elle englobe également la modification significative et créative de ce qui existe déjà ou l’utilisation dans un nouveau contexte. Aussi, l’innovation peut fournir une solution qui n’avait pas de demande locale car elle n’était pas connue, mais qui répond à un besoin réel en termes d’impact. Pour être considérée comme “innovante”, la solution doit être suffisamment distincte des autres produits, services ou approches déjà présents sur le marché dans le pays en question. Cela peut se traduire par des distinctions dans les caractéristiques de conception du produit/service pour mieux répondre aux besoins, le modèle de distribution, le segment de clientèle (c’est-à-dire en proposant de nouveaux produits ou services à des populations auparavant mal desservies), le modèle économique (qui paie et qui bénéficie, le prix), la résilience du produit ou du service (anticipation des évolutions futures).

Comment définissez-vous l’additionalité ?

Dans le contexte du LuxAid Challenge Fund, l’additionalité marque une contribution positive qui n’aurait pas eu lieu sans le cofinancement et caractérise généralement des projets prenant des risques audacieux pour fournir des solutions innovantes et impactantes. Pour évaluer l’additionalité, les comités de sélection analyseront :

• la mesure dans laquelle l’entreprise ne peut pas autofinancer le projet (dans un délai raisonnable) ou accéder à un soutien équivalent d’un investisseur commercial ;
• la mesure dans laquelle les résultats du projet n’auraient pas eu lieu sans le cofinancement, sont de plus grande envergure, de meilleure qualité ou se déroulent plus rapidement ;
• le potentiel du projet de stimuler la réplication du modèle ou un changement systémique sur ce marché ou dans cette industrie.

Qui fait partie des comités de sélection ?

Les candidatures seront évaluées par un comité national de sélection composé de 3 ou 5 membres représentant le bureau de LuxDev et l’Ambassade du Luxembourg dans le pays, un expert investissement /secteur privé, et des experts thématiques/sectoriels. Les candidatures présélectionnées à la suite du processus de due diligence seront ensuite évaluées par un comité international composé de 3 ou 5 membres représentant le siège de LuxDev, le ministère des Affaires étrangères et européennes, un expert investissement/secteur privé, et des experts thématiques/sectoriels. Des membres non-votants et des observateurs pourront être invités dans les sessions de pitch et les délibérations des deux comités, sous condition de signer une déclaration d’impartialité et de confidentialité. Les comités de sélection se réservent le droit de déléguer l’analyse des candidatures à LuxDev et/ou à un fournisseur externe en vue de présélectionner les meilleures candidatures, organiser les visites terrain et conduire la due diligence de chaque projet et entreprise présélectionnée. Toute personne impliquée ou ayant accès aux documents fournis par les entreprises signera une déclaration de confidentialité. Les membres des comités de sélection signeront également une déclaration d’impartialité et d’absence de conflit d’intérêts.

L’apport minimum de 30 % peut-il être constitué d’immobilisations (terrains, installations déjà réalisées, etc.) ou est-ce uniquement un apport en numéraire ?

Les immobilisations déjà réalisées ne peuvent pas être prises en compte dans l’apport personnel. En revanche, si l’entrepreneur fait une donation personnelle dans un immeuble ou un équipement qui est nécessaire pour la mise en œuvre du projet, ça représente une ressource nouvelle investie et donc peut compter dans l’apport personnel.

Est-il possible de cumuler une subvention de la coopération luxembourgeoise et un cofinancement de LuxAid Challenge Fund ?

Il n’est pas possible d’inclure une autre subvention de la coopération luxembourgeoise dans les ressources apportées par le candidat pour financer le projet proposé dans le cadre du LuxAid Challenge Fund. Toutefois, les subventions d’autres coopérations sur le même projet peuvent être incluses dans les ressources du projet (apport personnel).

Si mon projet est sélectionné, à quoi dois-je m’attendre en termes de versements du cofinancement ?

Dès signature de l’accord par les deux parties, une première tranche de 25 % du montant de la subvention sera versée,après levée d’éventuelles conditions suspensives. Le paiement d’une deuxième tranche de 50 % du montant de la subvention sera réalisé sur base d’un rapport technique qui démontre la réalisation ou le progrès dans la réalisation des indicateurs et des conditionnalités, et d’un rapport financier justifiant les dépenses effectivement encourues correspondant à la moitié du budget total. Le solde de maximum 25 % sera versé sur base d’un rapport final technique et financier démontrant les résultats du projet et justifiant les dépenses effectivement encourues correspondant à la totalité́ du budget. Le versement du solde est plafonné aux dépenses effectivement encourues.

Mon entreprise a contracté un prêt pour la construction de notre usine. Ce prêt fait-il partie des financements cumulés dans les critères d’éligibilité ?

Les 300 000 euros de financements cumulés comprennent les crédits, donc ce prêt fait bien partie des financements cumulés.

Pour l’apport personnel, la limite de 300 000 euros des financements cumulés s’applique-t-elle aussi pour une filiale ?

La limite de 300 000 euros de financements cumulés s’applique à l’entité juridique / la société commerciale qui soumet la candidature.

Le montant allant de 50 000 euros à 140 000 EUR est-il à partager entre les bénéficiaires ou un seul vainqueur est sélectionné pour cette compétition ? Y a-t-il une enveloppe nationale ? Combien de projets seront retenus dans chaque pays ?

LuxAid Challenge Fund dispose d’une enveloppe de 1 million d’euros à partager entre les meilleurs projets des 3 pays(environ 15), pour des cofinancements allant de 50 000 à 140 000 EUR par entreprise. Il n’y a pas de quota de projets par pays. Les meilleurs projets seront retenus, quel que soit le pays où l’entreprise est enregistrée.

Le cofinancement devra-t-il être remboursé ?

Le soutien financier accordé par LuxAid Challenge Fund est un cofinancement non remboursable.

Quels types de dépenses sont éligibles ?

Pour être éligibles et couvertes par le cofinancement, les dépenses doivent remplir l’ensemble des critères suivants (sans être exhaustif) :

être nécessaires à la réalisation de l’action (activité économique), directement imputables à cette dernière, résultant directement de sa mise en œuvre ;
être supportées par l’entreprise, c’est-à-dire qu’elles représentent des dépenses réelles véritablement et effectivement supportées par le porteur de projet ;
être raisonnables, justifiées et conformes au principe de bonne gestion financière, ainsi qu’être conformes aux pratiques habituelles du porteur de projet, quelle que soit la source de financement. Les contrats d’acquisition doivent respecter les pratiques d’achat habituelles, à condition que le contrat soit attribué à l’offre offrant le meilleur rapport qualité-prix et que tout conflit d’intérêt soit évité ;
être dues pendant la période de mise en œuvre du projet cofinancé, cohérentes avec l’amplitude et le calendrier des activités ;
être identifiables et étayées par des pièces justificatives, plus particulièrement déterminées et enregistrées conformément aux pratiques comptables habituelles du porteur de projet productif;
satisfaire aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable en tenant compte des privilèges et autres avantages accordés au porteur de projet.

Qu’est-ce qu’un cofinancement et y a-t-il des règles à respecter ?

Le cofinancement est une contribution financière directe par voie de donation ou sous forme de paiement de nature non commerciale afin d’inciter les entreprises à proposer des initiatives qui visent à atteindre des résultats d’impact spécifiques en accord avec les objectifs fixés dans le cadre de l’appel à projets. L’utilisation du cofinancement est possible uniquement lorsque l’initiative émane du secteur privé et que les résultats de l’action financée sont la propriété du bénéficiaire du cofinancement. Le cofinancement est soumis à la règle du non-profit / but non lucratif du projet. C’est-à-dire que d’une part le cofinancement ne peut avoir pour objet ou pour effet de générer un profit dans le cadre du projet et d’autre part la création de réserves n’est pas autorisée à travers le projet. Les marges bénéficiaires obtenues suite à la mise en place du projet cofinancé et encaissé pendant l’exécution du projet devront être réinvesties dans l’exécution du projet. Le double financement des coûts du projet et les dépenses pour des actions ayant eu lieu avant la signature d’un accord de cofinancement ne sont pas autorisés (principe d’attribution non cumulative et d’absence de double financement et principe de non-rétroactivité).

Dans quelle devise le cofinancement sera-t-il versé ?

Les entreprises sélectionnées signeront une convention de cofinancement avec LuxDev précisant le montant de la subvention en euros et les paiements seront réalisés en EUR.

Quelles sont les dépenses non éligibles ?

Les dépenses non éligibles sont : les coûts dépensés au dehors de la période du projet indiqués dans la convention de cofinancement, dividendes versés par l’entreprise, dettes et frais de la dette, les taux d’intérêt, frais bancaires et pertes de change, les coûts liés à l’élaboration du projet.

Une entreprise qui n’a pas été retenue lors de cette compétition peut-elle postuler à nouveau dans le futur ?

Des appels à projets seront lancés dans différents pays où la Coopération luxembourgeoise est active et dans différents secteurs. Un candidat non retenu lors de la présente compétition peut postuler aux prochains appels à projets.

Should the company team be distinguished from the company founders?

Pas nécessairement. Les fondateurs de l’entreprise peuvent également être les actuels membres de l’équipe de l’entreprise. Veuillez spécifier dans le rôle de chaque membre de l’équipe, qui est aussi un (co-)fondateur(-ice).

Pourrais-je avoir plus d’explications sur la notion d’état financier officiel ?

Les états financiers sont des documents comptables qui renseignent sur la situation financière d’une entreprise à un moment précis : Ils incluent le bilan, le compte de résultats, l’état des flux de trésorerie et l’état des bénéfices non répartis/ l’état des variations des capitaux propres.

Dans le formulaire de candidature, faut-il renseigner complètement la section « 30 : Besoin de financement » ?

Afin de permettre d’étudier toutes les candidatures, il est nécessaire de remplir toutes les parties comprenant un *.

À la question 11 du formulaire de candidature « Activité principale / cœur de métier de l’entreprise », doit-on présenter l’entreprise mère ou le projet proposé ?

La question se réfère à l’entreprise.

Qui contacter en cas de problème technique sur la plateforme de candidature ?

Pour tout problème technique, vous pouvez contacter akram@vc4a.com

Y a-t-il un soutien proposé pour remplir le formulaire de candidature ? Est-il possible de discuter de ma candidature avec LuxDev avant de la soumettre ?

Nous proposons des sessions d’information sur l’appel à projets, sous forme de webinaires. Les dates et liens d’inscription ou l’enregistrement sont disponibles en haut de notre page d’accueil. Au vu du grand nombre de candidatures que nous recevons, nous ne serons pas en mesure d’offrir un feedback sur la pertinence de votre candidature. Si vous avez une question au sujet du processus de candidature ou aux critères appliqués, avant d’écrire, nous vous recommandons de lire attentivement la présente FAQ pour vérifier si la réponse à votre question existe déjà. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez adresser vos questions à l’adresse lcf@luxdev.lu. Toute réponse partagée sera ensuite reprise dans cette section FAQ. Les candidats présélectionnés seront contactés par LuxDev ou un fournisseur externe pour discuter de leur candidature. Dans les différentes phases de présélection, il sera proposé aux candidats des sessions gratuites de coaching visant la préparation du pitch, ou d’autres aspects selon les besoins identifiés, comme par exemple la revue du business plan, l’amélioration de la chaîne des résultats, etc.

Quelle est la durée recommandée des projets ?

La durée recommandée des projets est de 12 à 18 mois, avec un maximum de 24 mois, à partir de juin 2024.

En quelle langue dois-je soumettre le formulaire de candidature ?

Les candidatures doivent être rédigées en langue française.

Quelle politique s’applique en matière de propriété intellectuelle ?

L’entreprise bénéficiaire d’un cofinancement du LuxAid Challenge Fund conserve la propriété pleine et entière de son innovation, étant donné que LuxDev agit au titre de l’Aide publique au développement. Dans le cadre des évaluations d’impact réalisées sur les interventions bénéficiant d’un cofinancement, LuxDev exige la publication des résultats et encourage l’ouverture et la mise à disposition des données collectées et des scripts d’analyse sous-jacents à l’évaluation.

J’ai besoin de plus de temps pour remplir le formulaire de candidature – puis-je soumettre plus tard ?

Par souci d’équité, aucune candidature ne sera considérée en dehors de ce processus et calendrier. Les candidatures doivent être soumises dans les délais via le portail en ligne avant le 8 Janvier 2024.

Quel est le délai de réponse après le dépôt d’une candidature à LuxAid Challenge Fund ?

Comme indiqué précédemment, LuxDev s’engage à vous tenir informé de la décision prise dans un délai de 6 mois à compter de la date limite de candidature.

Quel traitement est fait par VC4A des données que je partage sur la plateforme de candidature ?

VC4A respecte le Règlement européen général sur la protection des données (RGPD). Plus de détails ici : https://vc4a.com/privacy/

Y a-t-il un avantage pour les entreprises sensibles au genre (détenus à majorité par des femmes par exemple) ?

Nous serons attentifs à l’égalité homme femme.

Qu’est que l’approche de sélection « do no harm » / « agir sans nuire » ?

Pour permettre à LuxDev d’une part d’identifier les risques potentiels de la mise en œuvre d’une solution, et d’autre part de développer, en collaboration avec les entreprises sélectionnées, des stratégies d’atténuation, les projets présélectionnés seront analysés en utilisant les critères de mise en garde suivants :

• modification des habitats/écosystèmes/forêts (réduction, dégradation, changement) ainsi que tout changement dans les ressources aquatiques ;
• introduction d’espèces envahissantes ;
• dégradation des terres ;
• chaînes de production liées au bétail, au cacao, au café, à l’huile de palme, au soja, au bois, au caoutchouc, au charbon de bois et aux produits en papier ;
• accroissement de la pollution environnementale, en particulier des déchets dangereux, des besoins énergétiques, de l’utilisation des ressources en eau ;
• changement dans les droits/l’accès à la terre et la protection communautaire.

Si mon projet est sélectionné, à quoi dois-je m’attendre en termes de suivi et rapportage ?

Les entreprises bénéficiant d’un cofinancement seront tenues de fournir à LuxDev des rapports techniques et financiers semestriels. Ces rapports se concentreront sur les indicateurs des résultats et les cibles proposés par les entreprises dans leur candidature, agréés avec LuxDev et mentionnés dans les annexes du contrat de cofinancement. L’atteinte de certains résultats déclenchera les tranches de paiements du cofinancement. À la suite de chaque rapport (semestriel ou final), l’entreprise sera invitée à participer à une brève réunion (virtuelle ou in situ) avec l’équipe LuxDev et l’Ambassade du Luxembourg dans le pays. Afin d’évaluer les résultats des projets sélectionnés et d’améliorer l’apprentissage, LuxDev se réserve le droit de solliciter des visites sur site, effectuées par son personnel, ainsi que des évaluations externes. En fonction des progrès observés, LuxDev sélectionnera certains projets pour lesquels une évaluation externe de l’impact sera réalisée.