Appel à projets – BPF

La BPF accueille avec enthousiasme les projets de tous secteurs, pourvu que ceux-ci contribuent à la réalisation des Objectifs de développement durable en proposant des solutions innovantes pour relever des défis de développement clairement identifiés.

Lors de la rédaction de leur proposition de projet, les partenaires sont encouragés à dresser un tableau détaillé du problème à résoudre, incluant le nombre de personnes touchées, son étendue géographique et son évolution, ainsi que les racines profondes de la situation et ses répercussions tangibles sur la vie quotidienne des populations.

Ils devront ensuite exposer clairement les retombées attendues du projet, qu’il s’agisse de la création d’emplois, de l’accès aux infrastructures et aux services essentiels, des avancées dans les domaines sociaux, ou encore de l’amélioration générale de la qualité de vie, notamment des populations les plus vulnérables.

Pour être éligibles, les projets doivent être initiés dans le cadre d’un partenariat comprenant au minimum une entreprise européenne et une entité basée dans un pays en développement.

Chaque projet est ainsi porté par :

• un partenaire leader : une entreprise du secteur privé basée au Luxembourg/en Europe, qui dépose le dossier de candidature, assure la coordination du projet pour le compte des autres partenaires, et signe l’accord de cofinancement ;
• un/des partenaire(s) local/aux : entités privées ou publiques, universités, instituts de recherche ou acteurs de la société civile établi(s) dans un pays en développement éligible à l’aide publique au développement tels que défini par le Comité d’aide au développement de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE).

Des partenaires locaux et/ou associés supplémentaires peuvent également être inclus pour renforcer le partenariat et le projet. Un partenaire associé est une entité basée dans l’Union européenne qui collabore aux côtés des partenaires principal et local, en apportant une expertise complémentaire et un financement supplémentaire au projet. Pour assurer une mise en œuvre efficace du projet, nous recommandons de ne pas inclure plus de quatre partenaires.

Le partenaire leader doit pouvoir répondre aux conditions d’éligibilité administrative suivantes :

• minimum trois années d’existence à la date limite de soumission des candidatures ;
• chiffre d’affaires annuel moyen de 500 000 EUR minimum au cours des trois exercices précédant l’année du lancement de l’appel à projets, ou chiffre d’affaires trois fois supérieur au montant du cofinancement demandé ;
• minimum cinq employés à la date limite de soumission des candidatures ;
• conformité au règlement « de minimis » Voir la FAQ ci-dessous pour plus de détails.

Il n’y a pas de conditions d’éligibilité administratives particulières pour le(s) partenaire(s) local(ux), si ce n’est d’être une entité basée et légalement enregistrée dans le pays de mise en œuvre du projet.

Les projets doivent être mis en œuvre dans l’un des pays éligibles à l’aide publique au développement, tels que définis par le Comité d’aide au développement de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE).

Les projets proposés devront prioritairement satisfaire aux critères de sélection principaux suivants :

• innovation et rentabilité : Pour qu’une solution soit considérée comme innovante, elle doit se distinguer suffisamment des produits, services ou approches déjà présents sur le marché local. Il peut s’agir de différences dans la conception, la distribution, le public cible, le modèle économique et la résistance anticipée aux évolutions futures ;
• impact sociétal et « futureproof » : La solution doit contribuer aux Objectifs de développement durable, tels que la création d’emplois, la réduction de la pauvreté, l’accès aux soins, la préservation des écosystèmes et de la biodiversité, la lutte contre le changement climatique, etc. Les projets doivent prendre en compte l’adaptation aux risques et tendances futurs
• viabilité du projet et durabilité financière : Les partenaires doivent démontrer que le projet sera en mesure de générer des revenus à court ou à long terme, assurant ainsi sa continuité au-delà de la période de cofinancement. Les projets qui présentent des opportunités de financement additionnelles à l’issue du projet seront valorisés ;
• additionnalité et neutralité du cofinancement : Les projets doivent présenter une valeur ajoutée qui n’aurait pas été créée sans le soutien financier de la BPF. Le comité BPF veille tout particulièrement à éviter toute distorsion du marché en cofinançant des projets similaires à des initiatives déjà existantes ;
• valeur ajoutée pour tous les partenaires : Les partenariats doivent être équilibrés, efficaces et mutuellement bénéfiques pour chaque partenaire, en démontrant la complémentarité des compétences et de l’expertise mobilisées par chacun d’entre eux dans le cadre du projet ;
• potentiel de transfert de technologie/savoir-faire : Les projets doivent présenter des transferts de technologie du Nord vers le Sud, y compris des technologies spécifiques, des compétences et un savoir-faire. L’accent doit être mis sur la formation des partenaires dans les pays en développement, l’évaluation de l’efficacité du transfert de compétences et la garantie de sa durabilité.

Du dépôt de votre candidature au lancement des premières activités de votre projet, comptez environ 10 mois. Voici le processus de sélection détaillé, depuis l’appel à projets actuel jusqu’à la mise en œuvre effective des projets :

• Appel à projet : Jusqu’au 31 octobre 2024
  • Via notre formulaire de candidature en ligne, vous avez jusqu’au 31 octobre pour soumettre une note conceptuelle présentant les différents partenaires, la nature du partenariat et une première idée de projet.
• Phase de présélection : Novembre – décembre 2024
  • Les candidatures reçues jusqu’au 31 octobre seront triées selon les critères d’éligibilité.
  • Elles seront ensuite analysées et présélectionnées selon les critères de sélection.
  • En décembre, vous serez informés par mail de la présélection de votre projet.
• Proposition détaillée : Décembre 2024 – mars/avril 2025
  • Si votre projet est présélectionné, vous serez invité à soumettre une proposition de projet complète comprenant une présentation détaillée, un budget, un business plan, un plan d’activité et une chaîne de résultats alignée sur les ODD.
• Phase de sélection : Avril – mai 2025
  • Afin d’appuyer votre projet, vous êtes invité, avec vos partenaires, à présenter votre solution devant le comité de sélection lors d’une séance de pitch suivie d’une session de questions/réponses.
  • Vous êtes ensuite informés de la décision du comité.
• Contractualisation et mise en œuvre du projet : Juin – juillet 2025
  • En collaboration étroite avec les partenaires du projet, nous élaborons ensemble les indicateurs de suivi servant de base à la mise en œuvre d’un suivi-évaluation régulier du projet.
  • L’accord de cofinancement est signé entre le partenaire leader et LuxDev.
  • Une fois le projet démarré, un suivi-évaluation régulier est mis en œuvre pour chaque lauréat.

1) Quels sont les critères de maturité des projets éligibles au cofinancement de la BPF ?

La BPF peut cofinancer des projets à des niveaux de maturité différents : étude de faisabilité, conception d’un prototype ou d’un MVP, lancement d’un projet pilote sur un nouveau marché, structuration de filières de production, déploiement d’une solution innovante à plus grande échelle, etc. Pour vous inspirer, explorez notre site et découvrez des exemples de projets déjà cofinancés.

2) Quelle est la date de référence considérée pour le critère des trois années d’existence du partenaire leader ?

Le partenaire leader doit être enregistré depuis plus de trois ans à la date limite de soumission des candidatures à l’appel à projets.

3) Comment est calculé le chiffre d’affaires annuel qui est pris en compte pour définir l’éligibilité du partenaire leader ?

Le chiffre d’affaires annuel pris en compte pour définir l’éligibilité du partenaire leader correspond à la moyenne des chiffres d’affaires annuels réalisés au cours des trois exercices précédant l’année du dépôt de la candidature à l’appel à projets.

Pour être éligible au montant maximum de cofinancement de la BPF, le partenaire principal doit avoir un chiffre d’affaires annuel moyen d’au moins 500 000 EUR au cours des trois dernières années.

Néanmoins, les entreprises ayant un chiffre d’affaires inférieur peuvent également postuler mais leur chiffre d’affaires (moyenne sur trois années) doit être trois fois supérieur au montant du cofinancement demandé. Par exemple : si une entreprise a un chiffre d’affaires moyen de 300 000 EUR sur les 3 années antérieures, le montant du cofinancement demandé ne doit pas dépasser 100 000 EUR.

4) Y a-t-il une restriction sur le lieu de résidence ou la localisation des employés du partenaire leader ?

Il n’y a pas de restriction sur le lieu de résidence des employés du partenaires leader, qui peuvent être basés hors d’Europe et/ou dans des pays en développement.

5) Quelle doit être la nature des contrats de travail des employés du partenaire leader ?

Les employés du partenaire leader doivent être sous un contrat de travail conforme à la législation nationale. Les stagiaires, prestataires ou freelances ne sont pas considérés comme des employés.

6) Concrètement, que veut dire pour le partenaire leader d’« être conforme au règlement de minimis » ?

Le règlement « de minimis » fait partie des textes législatifs adoptés par l’Union européenne pour encadrer l’octroi des aides étatiques aux entreprises, afin de minimiser la distorsion de la concurrence au sein du marché intérieur. Les aides dites « de minimis », dont le montant ne dépasse pas un plafond, peuvent être octroyées par les États membres sans notification ni autorisation préalable. Elles sont encadrées par le règlement 2023/2831 du 13 décembre 2023.

En tenant compte de ce règlement et de la réglementation nationale du Luxembourg, une entreprise ne peut bénéficier que de 200 000 EUR d’aides publiques « de minimis » par période de 3 exercices fiscaux consécutifs. Les aides reçues à un autre titre que la réglementation « de minimis » ne sont pas comptabilisées dans ces plafonds.

En cas d’acceptation du projet et avant signature de l’accord de cofinancement, le partenaire leader devra apporter la preuve, en fournissant une déclaration sur l’honneur, que le montant total des aides perçues par l’entreprise ne dépasse pas ce plafond de 200 000 EUR.

Les candidats sont invités à vérifier le montant des aides “de minimis” relatives à leur entreprise auprès du ministère de l’économie de leur pays d’établissement ou toute autre autorité habilitée à délivrer cette information.

7) Les aides R&D sont-elles prises en compte dans le calcul du montant des aides « de minimis »?

Les aides octroyées en faveur des projets R&D ne sont pas prises en compte dans le calcul « de minimis ».

8) En tant que partenaire leader, puis-je bénéficier d’autres aides publiques si je reçois un cofinancement de la BPF ?

Il est possible de cumuler des aides « de minimis » reçues, dans la limite du plafond de 300 000 euros sur trois exercices glissants. Vous pouvez également recevoir des aides publiques à d’autres titres qui ne sont donc pas comptabilisées dans ce plafond.

9) Des conditions d’éligibilité s’appliquent-elles au partenaire local ?

Non, le partenaire local doit simplement être une entité publique ou privée, université, institut de recherche ou acteur de la société civile établi(s) dans un pays en développement, dans lequel le projet sera mis en œuvre.

10) Les succursales d’entreprises européennes/du Nord peuvent-elles être considérées comme un partenaire local ?

Il est possible de considérer les succursales d’entreprises européennes/du Nord comme un partenaire local. Il est cependant fortement recommandé de privilégier d’autres types de partenaires locaux.

11) Une joint-venture entre le partenaire leader et une entreprise locale peut-elle être considérée comme un partenaire local ?

Il est possible de considérer une joint-venture entre le partenaire leader et une entreprise locale comme un partenaire local pour un projet BPF.

12) Puis-je soumettre un projet dans plusieurs pays ?

Oui, il est possible de soumettre un projet se déroulant dans plusieurs pays en développement.

13) Y a-t-il des critères d’exclusion ?

Aux critères d’éligibilité s’ajoutent les critères d’exclusion suivants :

• les partenaires sont responsables ou impliqués dans la dégradation de l’environnement, les violations des droits de l’homme, le travail forcé ou le travail des enfants ;
• les partenaires ou le projet proposé présentent des risques significatifs pour les personnes ou les terres ;
• les partenaires font l’objet de procédures pénales en cours liées à la fraude, à la corruption, au blanchiment d’argent, au terrorisme ou à la traite des êtres humains, et ne se livre à aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’âge, le sexe, l’identité et l’expression de genre, l’origine ethnique ou nationale, handicap, grossesse, religion, affiliation politique, appartenance syndicale, statut d’ancien combattant, informations génétiques protégées ou état civil dans les pratiques d’embauche et d’emploi, y compris les salaires, les promotions, les récompenses et l’accès à la formation ;
• les partenaires sont soumis à des sanctions de la part de l’Union européenne (UE) ou ses représentants (propriétaires ou dirigeants) figurent sur la liste des sanctions de l’UE ;
• les partenaires ne sont pas en règle avec leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales des pays où ils sont établis ;
• les partenaires ne respectent pas les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme, ainsi que les Principes directeurs de l’OCDE sur les droits de l’homme (chapitre IV), tant pour eux-mêmes que pour l’ensemble de leur chaîne de valeur ;
• les partenaires sont en état de faillite, d’insolvabilité, de liquidation, de cessation d’activités, de règlement judiciaire ou de concordat préventif ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ;
• le projet proposé implique des opérations dans les secteurs suivants : armes, mines, alcool, jeux de hasard, tabac, pornographie, industries extractives et énergies non renouvelables.

14) Quelle est la durée recommandée pour un projet ?

Les projets soutenus doivent avoir une durée de mise en œuvre d’un à deux ans.

15) Comment remplir le formulaire de candidature ?

Le formulaire de demande est succinct, mais doit être suffisamment complet pour décrire clairement les partenaires impliqués, la nature du partenariat et l’idée du projet, tout en respectant les critères de sélection de la BPF.

16) Comment définissez-vous l’innovation ?

L’innovation consiste à créer, trouver, adapter et appliquer de nouvelles idées, approches, produits, services ou méthodes pour résoudre les problèmes existants ou répondre aux besoins non satisfaits. Elle ne se limite pas à la création de quelque chose de complètement nouveau, elle englobe également la modification significative et créative de ce qui existe déjà ou l’utilisation dans un nouveau contexte. Aussi, l’innovation peut fournir une solution qui n’avait pas de demande locale car elle n’était pas connue, mais qui répond à un besoin réel en termes d’impact. Pour être considérée comme “innovante”, la solution doit être suffisamment distincte des autres produits, services ou approches déjà présents sur le marché dans le pays en question. Cela peut se traduire par des distinctions dans les caractéristiques de conception du produit/service pour mieux répondre aux besoins, le modèle de distribution, le segment de clientèle (c’est-à-dire en proposant de nouveaux produits ou services à des populations auparavant mal desservies), le modèle économique (qui paie et qui bénéficie, le prix), la résilience du produit ou du service (anticipation des évolutions futures).

17) Y a-t-il une thématique d’impact privilégiée ?

La BPF est ouverte à tout type d’impact environnemental et social positif, du moment que le projet contribue à l’atteinte des Objectifs de développement durable (ODD) en proposant une solution innovante répondant à un défi de développement clairement identifié. Les partenaires devront s’efforcer d’identifier le nombre de personnes affectées par un problème identifié, l’ampleur, tendance et la géographie du problème, les causes profondes du problème et comment il affecte concrètement les conditions de vie des personnes. Ils devront ensuite clairement indiquer quel est l’impact attendu du projet, par exemple en matière de création d’emplois, accès aux infrastructures et services de base, aux services sociaux, aux biens et services concernant la qualité de vie, etc.

18) Comment est définie l’additionalité ?

Dans le contexte de la BPF, l’additionalité marque une contribution positive qui n’aurait pas eu lieu sans le cofinancement et caractérise généralement des projets prenant des risques audacieux pour fournir des solutions innovantes et impactantes. Pour évaluer l’additionalité, le comité de sélection prendra en compte les aspects suivants :

• la capacité limitée des partenaires à financer le projet par eux-mêmes dans un délai raisonnable ou à obtenir un soutien similaire d’un investisseur commercial;
• l’impact du cofinancement sur les résultats du projet, incluant non seulement l’existence des résultats mais aussi leur ampleur, leur qualité et la rapidité de leur obtention;
• la démonstration que les résultats du projet n’auraient pas été possibles sans le cofinancement, et qu’ils sont donc plus importants, de meilleure qualité ou réalisés plus rapidement grâce à lui ;
• le potentiel du projet de stimuler la réplication du modèle ou un changement systémique sur ce marché ou dans cette industrie.

19) Comment définissez-vous le critère de futureproofing ?

Le critère de futureproofing fait référence à l’adaptation aux risques et tendances futurs, tels que le changement climatique et la dégradation des terres, les changements dans les modes de consommation et l’Industrie 4.0.

En examinant l’impact potentiel global du projet (positif et négatif, à court et à long terme), le projet est-il économiquement, socialement et environnementalement durable et tourné vers l’avenir en ce qui concerne les risques, les menaces et les principales tendances mondiales ? Par exemple, en fonction des objectifs de chaque action, le projet inclut-il dans son analyse les risques et impacts ainsi que les opportunités que les mégatendances telles que le changement climatique et la quatrième révolution industrielle (entre autres) pourraient avoir sur son analyse de rentabilité ?

20) Qui fait partie du comité de présélection de la BPF ?

Le comité de présélection de la BPF est constitué de représentants du ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération et du Commerce extérieur, de LuxDev, du ministère de l’Économie, et de la Chambre de Commerce du Luxembourg.

21) Comment recevrai-je la notification de présélection pour un cofinancement BPF ?

À l’issue de la phase de présélection, vous recevrez la réponse à votre demande de cofinancement par courriel, en général dans un délai d’un à deux mois.

Si votre projet est présélectionné, vous recevrez alors les documents et informations relatifs aux prochaines étapes pour soumettre votre proposition détaillée.

22) Comment puis-je candidater à cet appel à projets ?

Voici le lien vers la plateforme pour candidater pour cet appel à projets : https://bit.ly/bpf-online-platform

23) Il y a-t-il des documents obligatoires à joindre à ma candidature ?

Pour compléter votre candidature, vous devrez joindre les documents suivants :
• pour le partenaire leader : certificat d’enregistrement de l’entreprise ;
• pour le partenaire leader : document attestant de l’emploi d’au moins cinq salariés ;
• pour le partenaire leader : états financiers des trois dernières années ou tout autre document attestant du respect du critère du chiffre d’affaires ;
• pour tous les partenaires : engagement conjoint des partenaires à se présenter en tant que candidats pour cet appel à projets.
Vous êtes libres de joindre toute documentation que vous jugeriez utiles à la compréhension du projet.

24) En quelles langues peuvent être rédigées les candidatures ?

Les candidatures peuvent être rédigées en anglais ou en français.

25) Quelle est la date limite pour soumettre ma candidature ?

La date limite pour soumettre votre candidature est le 31 octobre 2024.

26) Y a-t-il un soutien proposé par LuxDev pour remplir le formulaire de candidature ? Est-il possible de discuter de ma candidature avec LuxDev avant de la soumettre ?

Nous proposons des sessions d’information sur l’appel à projets, sous forme de webinaires. Les dates et liens d’inscription ou l’enregistrement sont disponibles sur notre site. Si vous avez une question au sujet du processus de candidature ou des critères appliqués, nous vous recommandons, avant d’écrire, de lire attentivement la présente FAQ pour vérifier si la réponse à votre question existe déjà. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez adresser vos questions à l’adresse bpf@luxdev.lu.

27) J’ai besoin de plus du temps pour remplir le formulaire de candidature – puis-je soumettre plus tard ?

Par souci d’équité, aucune candidature ne sera considérée pour cette édition en dehors de ce processus et de ce calendrier. Les candidatures doivent être soumises dans les délais via le portail en ligne avant la date limite de soumission des candidatures.

28) Est-ce qu’une entreprise peut soumettre plusieurs candidatures pour un cofinancement BPF ?

Une entreprise peut soumettre une candidature pour un seul projet par appel à projets ouvert. En revanche, une entreprise dont le projet a été sélectionné peut resoumettre un projet ultérieurement, sous réserve de respect de la règle « de minimis ». Une entreprise dont le projet n’a pas été présélectionné peut soumettre une version révisée de son projet, en tenant compte des commentaires du comité de sélection, ou présenter un projet différent pour le prochain appel à projets.

29) Quelle politique s’applique en matière de propriété intellectuelle ?

La propriété, les titres et les droits de propriété industrielle et intellectuelle des résultats de l’action et des rapports et autres documents concernant celle-ci sont dévolus au partenaire. Cependant, le partenaire octroie à LuxDev le droit d’utiliser gratuitement et comme elle le juge bon, tous documents sous quelque forme que ce soit, dérivés de l’action dans le respect des droits de propriété industrielle et intellectuelle préexistants.
En outre, le partenaire autorise LuxDev à publier sur son site web et sur le site web du projet, des photos et vidéos de l’action fournies par le partenaire dans le cadre du reporting pour autant que l’auteur de ces dernières soit expressément mentionné.

30) Comment sont stockées les données à caractère personnel de ma candidature ?

Avec votre consentement, vous acceptez que LuxDev puisse conserver les informations relatives à votre candidature pendant les durées suivantes :
– Jusqu’à cinq (5) ans après la fin du contrat de financement.
– Jusqu’à cinq (5) ans après le rejet de la demande.

Finalités dans le cas d’un contrat de cofinancement :
– évaluation interne des projets du portefeuille MAE/023 pour identifier les meilleures pratiques et les mettre à disposition des futurs candidats ;
– rendre compte de l’efficacité du MAE/023 au Ministère des Affaires étrangères et européennes, de la Défense, de la Coopération au Développement et du Commerce extérieur (MAE) pendant toute la durée du projet ;
– nous permettre d’identifier de multiples cofinancements.

L’objectif en cas de rejet d’une demande est de permettre à LuxDev – lors des cycles de cofinancement ultérieurs – de savoir quels candidats ont déjà soumis une demande de cofinancement et pour quelles raisons celle-ci a été rejetée.
Le consentement pour le stockage de vos données peut être retiré à tout moment en envoyant un message à bpf@luxdev.lu, avec en copie rgpd@luxdev.lu.
La rétractation n’affecte pas la légalité du traitement effectué jusque-là. Vous pouvez trouver plus d’informations dans notre Avis sur la protection des données personnelles (https://luxdev.lu/files/documents/LuxDev_privacy_fr.pdf).

31) Comment la plateforme Good Grants traite-t-elle les données que je partage sur la plateforme de candidature ?

La plateforme Good Grants est conforme au Règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

32) Que doit contenir ma proposition détaillée ?

Les candidats présélectionnés recevront des instructions concernant la présentation de leur proposition détaillée. Celle-ci inclura un business plan, un plan d’activités, un budget détaillé, ainsi qu’une chaîne de résultats alignée sur les Objectifs de développement durable (ODD). Le comité de sélection examinera attentivement la viabilité financière du projet ainsi que sa durabilité, en plus des autres critères de sélection énumérés précédemment. Il sera également nécessaire de démontrer l’impact du projet en élaborant des indicateurs et des objectifs spécifiques liés directement à sa contribution aux ODD. Cela permettra de montrer de manière concrète l’effet du projet.

33) Quelle est notre approche en termes de conduite responsable des entreprises (CRE) ?

En lien avec les recommandations « Due diligence guidance for responsible business conduct » de l’OCDE, les PME devront remplir un formulaire « Conduite Responsable des entreprises » simplifié et adapté aux besoins des entreprises, et choisir au moins deux activités liées à la conduite responsable des entreprises qui seront mises en œuvre pendant la durée du projet. Toute multinationale doit démontrer une approche CRE approfondie. En tant que partenaire leader des projets BPF, les entreprises luxembourgeoises de plus de 100 employées seront encouragées à adhérer au Pacte national “Entreprises et droits de l’homme”.

Les entreprises ayant une forte empreinte dans les secteurs des minéraux, ainsi que dans les secteurs des textiles, de la construction, du ciment, protéine animale ou d’autres secteurs à haut risque tels quels définis par l’Union européenne peuvent être invités à fournir des documents justificatifs supplémentaires. Toute entreprise traitant des matières premières liées à la réglementation de l’Union européenne sur la déforestation devra mettre en avant son approche pour combattre la déforestation. À ce jour, les chaînes de valeur ciblées comprennent le soja, le bœuf, l’huile de palme, le bois, le cacao et le café, ainsi que tous les produits qui en sont dérivées.

34) Quels principes de respect des droits humains les partenaires doivent-ils respecter ?

En ce qui concerne les droits humains, le principe retenu est que le partenaire leader vérifie, au titre d’une procédure de diligence raisonnable / due diligence, qu’il respecte pour lui-même et l’ensemble de la chaîne de valeur dont il fait partie, les principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme ainsi que les principes directeurs de l’OCDE concernant les droits humains.

On entend par diligence raisonnable / due diligence le processus qui, en tant que partie intégrante de leurs systèmes de prise de décisions et de gestion des risques, permet aux entreprises d’identifier, de prévenir et d’atténuer les incidences négatives, réelles ou potentielles, de leurs activités sur les droits humains, ainsi que de rendre compte de la manière dont elles abordent cette question. La nature et la portée de la diligence raisonnable appropriée à une situation particulière dépendent de facteurs tels que la taille de l’entreprise, le contexte dans lequel s’inscrivent ses activités, les recommandations spécifiques des Principes directeurs et la gravité des incidences négatives. Lorsque les entreprises ont un grand nombre de fournisseurs, elles sont invitées à identifier les domaines généraux dans lesquels le risque d’incidences négatives est le plus significatif puis, à partir de cette évaluation du risque, à exercer la diligence raisonnable de manière prioritaire à l’égard de certains fournisseurs.

35) De quel support puis-je bénéficier pour rédiger ma proposition détaillée ?

L’équipe projet se tient à disposition des entreprises accompagnées pour toute demande d’éclaircissement concernant la rédaction de la proposition détaillée. Les entreprises luxembourgeoises pourront en outre bénéficier du support de Luxinnovation, l’agence nationale de l’innovation.

36) Avec mes partenaires, quel délai m’est imparti pour rédiger notre proposition détaillée ?

Les partenaires disposent de 3 à 4 mois pour rédiger leur proposition détaillée. La date limite de remise des propositions détaillées leur sera indiquée au moment de la notification de leur présélection.

37) Qui fait partie du comité de sélection de la BPF ?

Les comités de présélection et de sélection de la BPF sont composés des mêmes représentants (voir la composition du comité de présélection ci-dessus).

38) Comment se déroule la séance de pitch ?

Si votre projet est présélectionné et après soumission de votre proposition détaillée, vous serez invité à pitcher votre projet devant le comité de sélection. Les dates vous seront communiquées en amont. Il faudra prévoir une session d’une heure. La participation du partenaire local est fortement recommandée.

39) Comment recevrai-je la notification de sélection pour un cofinancement BPF ?

Si votre projet est sélectionné, vous recevrez une lettre de notification par courriel et par voie postale. Vous serez alors contacté par l’équipe projet pour élaborer les indicateurs d’impact et négocier le contrat.

40) Qu’est-ce qu’un cofinancement et y a-t-il des règles à respecter ?

Le cofinancement est une contribution financière directe par voie de donation ou sous forme de paiement de nature non commerciale afin d’inciter les entreprises à proposer des initiatives qui visent à atteindre des résultats d’impact spécifiques en accord avec les objectifs fixés dans le cadre de l’appel à projets. L’utilisation du cofinancement est possible uniquement lorsque l’initiative émane du secteur privé et que les résultats de l’action financée sont la propriété du bénéficiaire du cofinancement. Le cofinancement est soumis à la règle du non-profit / but non lucratif du projet. Cela signifie d’une part que le cofinancement ne peut avoir pour objet ou pour effet de générer un profit dans le cadre du projet et d’autre part que la création de réserves n’est pas autorisée à travers le projet. Les marges bénéficiaires obtenues à la suite de la mise en place du projet cofinancé et encaissé pendant l’exécution du projet devront être réinvesties dans l’exécution du projet. Le double financement des coûts du projet et des dépenses pour des actions ayant eu lieu avant la signature d’un accord de cofinancement n’est pas autorisé (principe d’attribution non cumulative et d’absence de double financement, ainsi que principe de non-rétroactivité).

41) Le cofinancement devra-t-il être remboursé ?

Le soutien financier accordé par la BPF constitue une subvention non remboursable. Le versement de la dernière tranche du cofinancement, qui représente 25 % du total, est cependant limité aux dépenses réellement engagées.

42) Puis-je bénéficier d’une avance de fonds avant la signature du contrat et le démarrage effectif du projet ?

Oui, si votre projet est présélectionné, vous pourrez demander un préfinancement correspondant à 10 % maximum du montant du cofinancement demandé. Ce préfinancement vise à aider les partenaires à préparer leur proposition détaillée, par exemple en réalisant des études de marché ou des missions terrain. Les frais de personnel sont pris en charge, avec un taux journalier maximal de 300 EUR.

Si le projet est sélectionné, le montant octroyé sera déduit de la première tranche du cofinancement.

Si le projet n’est pas sélectionné, le montant octroyé ne sera pas rétrocédé, sous réserve de justification des dépenses.

43) Tous les partenaires doivent-ils contribuer financièrement au projet ?

Globalement, les partenaires doivent apporter une contribution financière au projet, représentant au minimum 50 % du coût total du projet.

Le partenaire leader doit obligatoirement investir financièrement dans le projet. Il n’y a pas d’obligations concernant l’apport financier du(es) partenaire(s) local(ux), mais une participation équilibrée de chaque partenaire est encouragée et valorisée au moment de l’analyse des candidatures.

44) Si mon projet est sélectionné, quelles seront les modalités de versement du cofinancement ?

Dès signature de l’accord entre LuxDev et le partenaire leader, une première tranche de 25 % du montant du cofinancement sera versée, après levée d’éventuelles conditions suspensives.

Afin de recevoir le paiement d’une deuxième tranche de 50 % du montant du cofinancement, les partenaires devront fournir les justificatifs suivants :

• un rapport financier établissant que 50 % des dépenses totales prévues ont été dépensées ;
• un rapport technique démontrant la réalisation des objectifs d’impact convenus avec les partenaires afin de débloquer le paiement correspondant à cette étape.

Le partenaire leader devra également démontrer la réalisation d’au moins une des deux actions « Conduite Responsable des entreprises » prédéfinies.

Le solde de maximum 25 % sera versé sur base d’un rapport final technique et financier démontrant les résultats du projet et justifiant les dépenses effectivement encourues correspondant à la totalité́ du budget. Le partenaire leader devra également démonter la réalisation de la seconde activité « Conduite responsable des entreprises » prédéfinie. Le versement du solde est limité aux dépenses réellement engagées.

45) A qui sera versé le cofinancement ?

Le cofinancement de LuxDev est intégralement versé au partenaire leader.

46) Quels types de dépenses sont éligibles ?

Pour être éligibles et couvertes par le cofinancement, les dépenses doivent remplir l’ensemble des critères suivants (sans être exhaustif) :

• être nécessaires à la réalisation de l’action (activité économique), directement imputables à cette dernière, résultant directement de sa mise en œuvre ;
• être supportées par le(s) porteur(s) du projet, c’est-à-dire qu’elles représentent des dépenses réelles véritablement et effectivement supportées par le(s) porteur(s) du projet ;
• être raisonnables, justifiées et conformes au principe de bonne gestion financière, ainsi qu’être conformes aux pratiques habituelles du(es) porteur(s) du projet, quelle que soit la source de financement. Les contrats d’acquisition doivent respecter les pratiques d’achat habituelles, à condition que le contrat soit attribué à l’offre avec le meilleur rapport qualité prix et que tout conflit d’intérêts soit évité ;
• être dues pendant la période de mise en œuvre du projet cofinancé, cohérentes avec l’amplitude et le calendrier des activités ;
• être identifiables et étayées par des pièces justificatives, plus particulièrement déterminées et enregistrées conformément aux pratiques comptables habituelles de(s) porteur(s) du projet ;
• satisfaire aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable en tenant compte des privilèges et autres avantages accordés aux porteur(s) du projet.

47) En tant que partenaire du projet, quel type de cofinancement puis-je apporter ?

Les partenaires contribuent financièrement et en nature, par exemple en utilisant leurs ressources humaines internes.

Le cofinancement apporté par les partenaires ne peut être une autre subvention provenant d’une entité publique.

Des prêts des institutions financières et des subventions provenant de fondations privées peuvent être considérés comme faisant partie du cofinancement.

48) Dans quelle devise le cofinancement sera-t-il versé ?

Le cofinancement sera versé en euros au partenaire leader.

49) Quels sont les coûts non éligibles ?

Ne sont pas éligibles les coûts dépensés en dehors de la période du projet indiqués dans l’accord de cofinancement, les dividendes versés par l’entreprise, les dettes et frais de la dette, les frais liés aux taux d’intérêt, les frais bancaires et pertes de change, les coûts liés à l’élaboration du projet.

50) Si mon projet est sélectionné, à quoi dois-je m’attendre en termes de suivi et de reporting ?

Les entreprises bénéficiant d’un cofinancement seront tenues de fournir à LuxDev des rapports techniques et financiers semestriels. Ces rapports se concentreront sur les indicateurs des résultats et les cibles proposés par les entreprises dans leur candidature, agréés avec LuxDev et mentionnés dans les annexes de l’accord de cofinancement. L’atteinte de certains résultats déclenchera les tranches de paiements du cofinancement. À la suite de chaque rapport (semestriel ou final), l’entreprise pourra être invitée à participer à une brève réunion avec l’équipe LuxDev. Afin d’évaluer les résultats des projets sélectionnés et d’améliorer l’apprentissage, LuxDev se réserve le droit de solliciter des visites sur site, effectuées par son personnel, ainsi que des évaluations externes. En fonction des progrès observés, LuxDev sélectionnera certains projets pour lesquels une évaluation externe de l’impact sera réalisée.

A la fin du projet, les partenaires devront continuer à suivre les indicateurs d’impact long terme prédéfinis et fournir à LuxDev une mise à jour annuelle, jusqu’à deux ans après la fin du projet.

51) Quels seront les justificatifs demandés concernant les dépenses engagées pendant le projet ?

Le partenaire leader s’engage à faciliter l’accès à toutes pièces justificatives des dépenses sur demande de LuxDev. De ce fait, le partenaire tient à disposition sa comptabilité et toute autre pièce justifiant du respect des conditions sous lesquelles le cofinancement a été octroyé. Par exemple :

• pour les dépenses en ressources humaines, les fiches de paie des salariés pourront être demandées ;
• pour les achats de matériel ou prestations de service, les factures devront être disponibles.